Bien déléguer, tout un art !

Beaucoup de chefs d’entreprise que je rencontre se disent débordés. Ils ont du mal à se faire ‘bien entourer’ (sic) et à trouver des collaborateurs ‘fiables’.  Certes, le processus d’engagement est difficile.  Trouver la bonne personne, qui a les talents nécessaires à exercer un rôle précis, n’est pas évident.  Néanmoins, une petite voix me dit toujours aussi que pour bien collaborer, il faut être deux. Et que, quand la situation n’est pas satisfaisante, chacun doit se remettre en question.

J’observe aussi combien souvent déléguer efficacement est difficile.  Je vais caricaturer un peu, mais voici les situations qui se présentent le plus souvent :

• L’hyper contrôleur : c’est celui qui dicte geste par geste comment faire à chacune des étapes, ne laissant à son collaborateur pas le moindre millimètre d’espace ni d’initiative.   C’est souvent celui-là qui se plaint du manque d’initiatives de ses collaborateurs (tu m’étonnes …)
• Le ‘non, pas ça’ : lui sait, mais pas question qu’il vous dise ce qu’il veut.  Il ne définit les objectifs que par la négative.  Dessine-moi un fruit, mais pas une pomme.  Vous dessinez une poire.  Non pas ça non plus.  Vous dessinez une banane.  Non, pas un fruit jaune.  Vous dessinez alors un kiwi ?  En fait, il voulait une fraise, mais ne va jamais vous le dire.  Etonnez-vous après qu’il trouve son collaborateur incapable …
• Le praticien du ‘pas-à-pas’.  Il sait où il veut aller, mais ne vous le révèle que petit à petit.  Il veut aller en Espagne, vous dit d’aller jusqu’à Luxembourg, puis vous envoie à Lyon, puis à Montpellier, puis puis puis … Résultat, vous naviguez à vue, ne savez pas où vous en êtes de vos objectifs.  Et souvent il va vous reprocher de ne pas proposer de solutions créatives.

Bien sûr je caricature, mais je suis sure que cela réveille des souvenirs chez vous …

En tant que responsable, vous oubliez souvent que votre collaborateur n’est pas vous.  Il n’a pas les mêmes compétences, et en plus il n’est pas télépathe.  Le résultat que vous avez en tête, il ne peut pas le deviner si vous ne le décrivez pas précisément.  Et par ailleurs, si vous donnez des détails trop précis sur le comment, vous allez briser l’esprit d’initiative.

Que faire alors ?   Quelques conseils.

1. Décrivez le résultat que vous attendez le plus précisément possible.   Je suis toujours étonnée de voir combien, même si tout le monde sait ce qu’est un objectif SMART, très peu de gens en tiennent vraiment compte quand il s’agit de vraiment exprimer un résultat attendu.   Si vous demandez à votre collaborateur ‘un rapport sur le sujet’, vous aurez un rapport avec ce que LUI pense important ; or, rappelez-vous qu’il n’est pas vous.  Donc soit vous êtes prêt à recevoir ce que LUI trouve important, soit vous êtes plus spécifique : ‘un rapport sur le sujet, qui met en lumière les inter-dépendances entre les deux sujets, et les risques encourus’.  Voilà qui est déjà mieux.
2. Convenez d’un niveau de délégation : selon la maturité de votre collaborateur, vous voudrez ou non revoir le rapport.  Mettez-vous d’accord sur ce point.
3. Tenez compte du profil de votre collaborateur.  Est-il global ou orienté détails ?  Est-ce que les délais vont de soi pour lui ou est-il systématiquement en retard ?  Cela va influencer bien sûr la façon dont vous allez lui demander le fameux rapport, et la date ….
4. Soyez très spécifique sur le QUOI, pas sur le COMMENT.  Quand je crée une formation, je commence à réfléchir aux sujets, puis aux animations que je vais mettre en place pour faire naître les sujets dans le groupe, puis je rédige ce qu’on appelle le ‘script’ (càd le déroulement exact de la formation), et je finis par les slides.  Ma collègue commence par les slides et crée le script sur base de ceux-ci.   Pourtant nous préparons toutes les deux des formations de qualité.  Etre strict sur le comment nie les différences entre vous et votre collaborateur et inhibe son autonomie.
5. Faites-lui confiance et donnez-lui un feedback honnête.  C’est seulement ainsi qu’il pourra progresser.
6. Fixez toujours des objectifs positifs.  L’esprit humain ne peut pas construire sur du négatif.  Au plus vous serez capable de faire vivre le résultat attendu dans l’esprit de votre collaborateur, au mieux !

Dernier conseil: mettez-vous en discussion sur votre collaboration.  C’est-à-dire allez chercher chez votre collaborateur du feedback sur son expérience, et sur ce dont il a besoin de votre part.

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Voilà, à vous de jouer.