Efficace ou occupé ?

Voilà bien un sentiment trouble partagé par beaucoup d’entre nous.  Entre la pression qui augmente au boulot, la vie privée, les média sociaux, les sollicitations constantes … Qu’il était bon le temps où on ne devait gérer que les appels téléphoniques et les courriers papier !  Mais voilà, les e-mails, sms, chats, Facebook, LinkedIn, Twitter et tout le reste sont entrés dans notre vie.  Aujourd’hui, nous ‘recevons’ des tâches en permanence d’une foule de ‘inbox’ différents.  Au point d’avoir souvent le sentiment de se disperser, d’avoir été occupé, mais pas efficace…

Comment dès lors garder la tête hors de l’eau ?  Comment arriver à terminer la journée avec le sentiment qu’on a avancé sur ce qui est vraiment prioritaire ?  Ce sujet mériterait deux journées d’ateliers à lui tout seul, je vais donc me concentrer sur deux aspects : votre priorité de journée et 4 conseils pratiques pour mieux faire.

Premier aspect : quelle est ma priorité de la journée ?  

Personnellement, je me pose cette question la veille au soir.  Pourquoi ?  Visualisez : vous arrivez au bureau, saluez gentiment vos collègues, puis… quelle est la première chose que vous faites ?  Ouvrir votre boite mail bien sûr, puis votre agenda, peut-être.  Et là, que se passe-t-il ?  Vous commencez à lire voire à traiter les dernier les mails.  Puis vous sautez d’une activité à l’autre jusqu’à votre première réunion, ainsi de suite, toute la journée.  Et qu’arrive-t-il en fin de journée ?  Vous avez le sentiment de n’avoir rien accompli.  Ce n’est pas tout à fait vrai, mais on peut dire que vous ne vous êtes probablement pas occupé de vos priorités !   Le faire la veille au soir vous permet d’avoir un peu de recul sur ce qui est vraiment prioritaire.   Une fois qu’elle est fixée, écrivez-la quelque part.  Cela peut aller de l’en-tête de votre agenda à un post it sur votre écran (si c’est le seul …), peu importe, mais engagez-vous envers vous-même que demain, votre priorité sera celle-là.

Essayez d’être aussi précis et factuel que possible.  Par exemple : demain soir, j’ai terminé de lire le rapport xyz et noté quelques pistes de réflexion pour avancer ; pour midi,  j’ai fini de préparer la réunion de vendredi, et j’ai envoyé l’ordre du jour ; etc.  Comparé à un vague ‘rapport xyz’, vous aiderez ainsi votre cerveau à bien cerner ce qu’il doit faire.

Deuxièmement : 4 conseils pour booster votre efficacité.

1. Identifiez votre rythme.  En ce qui me concerne, je suis super boostée le matin jusque 11h30 environ (après je commence à avoir faim), puis à nouveau à partir de 16heures.  Je case donc les activités les plus importantes dans ces deux créneaux.  Quels sont les vôtres ?   Observez-vous tout simplement.  Quand avez-vous le plus facile de vous concentrer ?

2. Comment travaillez-vous le mieux ?  Un de mes amis m’a un jour dit qu’il travaillait merveilleusement bien sur les gradins d’un court de tennis.  Beaucoup d’écrivains écrivent dans des lieux publics.  Et vous ?  Si vous travaillez sur un open space, est-ce que le bruit et le mouvement vous stimulent ou vous posent un problème ?  Personnellement, ça a plutôt tendance à me déconcentrer.  A l’époque où je n’avais pas le choix,  …( excusez-moi, mon Pomodoro** vient de sonner, je fais un court break … me revoici …).  Je disais donc : à l’époque où je n’avais pas le choix, je prévoyais simplement pour ces moments un casque avec de la musique zen pour m’isoler du bruit, et le tour était joué !

3. Autorisez-vous à être indisponible.  C’est LE point avec lequel beaucoup de mes coachés ont vraiment du mal.  Travailler de manière concentrée veut aussi dire : je ne suis pas disponible pour l’instant !  Comment voulez-vous concentrer si vos collègues vous interpellent toutes les cinq minutes ?  Si votre téléphone sonne sans cesse, et si un pop-up vous saute au visage dès qu’un e-mail entre ?  A vous de convenir d’un code avec vos collègues (si vous avez un bureau séparé, il suffit de fermer la porte, sinon de mettre vos écouteurs ou un petit drapeau, peu importe !), de mettre votre téléphone sur messagerie et (une bonne fois pour toutes de toute façon) de supprimer cet avertissement qu’un mail est arrivé ! Rappelez-vous qu’à chaque interruption, votre cerveau a besoin de quelques instants pour se reconcentrer.  Vous perdez énormément de temps, d’énergie et donc d’efficacité !

4. **Structurez votre temps.  Par exemple avec le pomodoro (cf ci-dessus).  La technique du Pomodoro vous oblige à faire une pause toutes les 25 minutes.  Ceci a trois avantages : le premier, pour votre corps : vous évitez de rester trop longtemps dans la même position, vous vous réoxygénez quelque peu, allez chercher un verre d’eau ou faites une pause sanitaire, bref vous vous occupez de la partie de votre être qui se situe sous votre cerveau 😉  Le second, c’est que vous pouvez en profiter pour être disponible quelques instants pour vos collègues qui devaient vous voir « d’urgence » (vous constaterez avec le temps combien cette notion est usurpée …).  Troisièmement, avant de reprendre le cours de votre travail, vous validez que vous êtes toujours sur la bonne voie.  Vous trouverez plus d’infos sur le pomodoro ici.  Cette technique est si simple et efficace que même certains de mes enfants l’ont adoptée pour étudier !!!   Si le sujet vous intéresse, faites-moi signe, j’approfondirai.

Au final, terminez toujours la journée en faisant le point (oups, deuxième pause pomodoro … Je reviens ! ).  Identifiez à quel objectif vous avez contribué aujourd’hui et récompensez-vous!  Et pensez déjà ce qui sera votre priorité demain.

Pour ceux d’entre vous qui ont du mal à s’organiser, j’ajouterai deux choses : certains profils ont besoin de plus de structure, d’autres moins, il n’y a aucun mal à cela, relax !  Par ailleurs, c’est un sujet sur lequel on n’a jamais fini.  Cela fait 25 ans que je travaille à mon efficacité, et je change encore ici et là des choses, à nouveau relax.  Le plus important, c’est que la façon dont vous vous organisez diminue votre niveau de stress et non l’inverse !

Soyez zen !

PS : cet article a été écrit en 3 pomodoro 😉