Je fais partie de plusieurs associations, comités, groupements, etc qui ont chacun leurs activités.  Je reçois donc pas mal d’informations, et aussi d’invitations : à des réunions, des lunchs, à des débats.

Ces dernier temps, j’ai été particulièrement frappée par le nombre de personnes qui, recevant une invitation à un lunch ou une réunion, font un ‘reply to all’.  Personnellement, n’étant pas l’organisatrice de la réunion, les échanges de mails intermédiaires m’intéressent peu

Cette situation n’est pas sans me rappeler le glorieux temps où j’étais employée, et où certains collègues (tiens, tiens, souvent les mêmes) nous inondaient d’emails tout aussi inintéressants les uns que les autres, en mettant la moitié du personnel en copie (j’ai ici une pensée émue pour mon collègue Maurice et l’impact de ces pratiques sur son budget serveurs).

Je profite donc de l’occasion pour rappeler une ou deux règles de conduite par rapport aux e-mails.

Si vous faites bien attention, vous avez 3 champs dans les destinataires.  Et ce n’est pas sans raison.  Ceux-ci doivent être utilisés différemment.

Le champ ‘To‘ indique les personnes qui devraient absolument lire votre mail, la plupart du temps parce que l’information est vitale pour eux ou bien parce que vous attendez une action de leur part en retour.  Disons que si nous comparons à une communication orale, c’est celui avec lequel vous iriez parler en premier lieu du sujet, car vous avez besoin de lui ou lui de vous.

Le second est le champ ‘cc‘.  En gros, il veut dire ‘pour votre information’.   Il devrait être utilisé avec parcimonie.  Comme pour le champ ‘To’ d’ailleurs, il convient de réfléchir quelques secondes à qui cette information est vraiment indispensable.   Si on compare à une conversation orale, il pourrait s’agir d’une personne impliquée dans le sujet, mais de laquelle vous n’attendez rien dans l’immédiat.

Il faut savoir en outre deux choses sur le champ ‘cc’ : certains logiciels un peu évolués trient les e-mails (soit automatiquement, soit selon des règles que le propriétaire de la mailbox a définies), classant directement ceux-ci dans un répertoire spécifique, bien souvent non visité.  Et certaines personnes font également le tri dans leur boite mail, les mails dont ils sont en cc faisant l’objet d’un classement vertical immédiat.   Souvent, la seule conséquence est de détruire votre image, et de polluer les mailbox.

Le troisième champ est encore pire, c’est la copie cachée (bcc), mais j’en parlerai peut-être un autre jour (assez de venin pour aujourd’hui).

Bref, pour conclure sur une note positive quand même, ma petite recommandation – si vous voulez préserver un accueil positif et de l’enthousiasme envers les emails que vous envoyez – :

• réfléchissez bien à qui vous adressez vos mails
• utilisez le champ cc avec parcimonie
• … et s’il vous plait, par pitié, ne faites de ‘reply to all’ que si ça fait vraiment du sens …

A bon entendeur, bon e-mail !

L’article Des e-mails énergiphages …. est apparu en premier sur TaEra.